災害時に従業員を守り、事業を継続するために
日本では、地震、台風、豪雨などの自然災害が毎年のように発生しています。南海トラフ地震や首都直下型地震など、
大規模災害への備えも企業にとって重要な課題です。
災害発生時には、従業員の安全確保を最優先にしながら、事業継続や復旧対応、休業時の賃金、労働時間管理、労災対応など、
さまざまな労務上の判断が必要になります。
その場の判断だけに頼ると、対応の遅れや社内での取扱いのばらつきが生じるおそれがあります。
平時からルールや対応手順を整理しておくことが、従業員の安心と企業の信頼を守ることにつながります。
本記事では、自然災害への事前の備えと、災害発生時に確認しておきたい労務管理上のポイントを解説します。
1. 平時から進めておきたい防災対策
災害発生時にまず重要となるのは、従業員の安全確保です。
企業の防災対策では、事業所の耐震化、オフィス家具や機器の転倒防止、避難経路の確保、備蓄品の整備、
安否確認体制の構築などを平時から確認しておく必要があります。
特に、災害時には電話やインターネットがつながりにくくなることも想定されます。従業員との連絡手段、安否確認の方法、
出社・自宅待機の判断基準などをあらかじめ明確にしておくことが重要です。
また、災害時の対応は一度決めたら終わりではありません。定期的に訓練を行い、備蓄品の期限や連絡網の更新状況を確認するなど、
実際に機能する体制として維持することが大切です。
2. 事業継続計画（BCP）の整備
自然災害によって事業活動が大きく制約を受ける場合に備え、企業は事業継続計画、いわゆるBCPの整備を進めておく必要があります。
BCPとは、災害などの不測の事態が発生した場合でも、重要な業務を中断させない、または中断しても可能な限り早期に復旧させるための体制や手順を定めた計画です。BCPを策定する際は、まず事業継続に関する基本方針を明確にし、災害によってどのような影響が生じるかを想定します。
そのうえで、次のような項目を整理しておくことが重要です。
・ 優先して継続または復旧すべき重要業務
・ 復旧までに許容できる時間や水準
・ 必要となる人員、設備、資金、情報などの経営資源
・ 重要データのバックアップ方法
・ 非常時の電源や通信手段
・ 取引先や関係機関との連絡体制
BCPを整備しておくことで、災害時の混乱を抑え、早期復旧につなげやすくなります。また、雇用責任や供給責任を果たすためにも、事前の準備が重要です。
3. 自然災害時の休業手当
台風、地震、豪雨などにより、会社が休業を判断する場合があります。
このとき、休業手当の支払義務があるかどうかは、その休業が「使用者の責に帰すべき事由」によるものか、「不可抗力」によるものかによって判断されます。
自然災害によって事業所が直接被害を受け、操業できない場合や、大規模停電などにより業務継続が困難な場合は、不可抗力と判断され、
休業手当の支払義務が生じない可能性があります。
一方で、会社の判断や管理上の事情により休業させる場合には、休業手当の支払が必要となることがあります。
また、会社が休業を命じていないにもかかわらず、従業員本人の判断で出勤を見合わせた場合は、原則としてノーワーク・ノーペイの考え方が適用されます。
ただし、就業規則の定めや個別事情によって取扱いが異なる場合があるため、事前にルールを確認しておくことが大切です。
災害時の出勤判断や休業時の賃金取扱いは、従業員の不安や不公平感につながりやすい部分です。
あらかじめ社内ルールを整理し、周知しておくことが望まれます。
4. 給与の非常時払い
災害により従業員本人やその家族が急な費用を必要とする場合、従業員から給与の非常時払いを請求されることがあります。
労働基準法では、非常時の費用に充てるため従業員から請求があった場合、会社は支払期日前であっても、
すでに働いた分の給与を支払わなければならないとされています。
地震、台風、洪水などの災害は、非常時払いの対象となる事由に該当します。
ただし、非常時払いの対象となるのは、あくまで「すでに働いた分の給与」です。
将来の労働に対する前借りまで会社が応じる義務があるわけではありません。
災害時に請求があった場合に備え、申請方法、確認手順、支払方法などを社内で整理しておくと、迅速な対応につながります。
5. 災害時の時間外・休日労働
災害発生後は、復旧対応や顧客対応などにより、一時的に業務量が増加することがあります。
ただし、災害時であっても、原則として36協定で定めた時間外・休日労働の範囲を守る必要があります。
過重労働による健康障害を防ぐためにも、長時間労働の管理は重要です。
一方で、災害、緊急、不可抗力など、客観的に避けることができない事由により臨時の必要がある場合には、労働基準監督署長の許可を受けることで、
必要な限度の範囲内で時間外・休日労働が認められることがあります。
事態が急迫しており、事前に許可を受ける時間的余裕がない場合は、事後に遅滞なく届け出る必要があります。
ただし、この例外は個別具体的に判断されるものであり、単なる業務の繁忙だけでは認められません。
判断に迷う場合は、所轄の労働基準監督署へ確認することが重要です。
6. 自然災害と労災保険
自然災害の発生により、従業員が業務中や通勤途中に被災することもあります。
業務中に自然災害で被災した場合でも、ただちに業務災害と認められるわけではありません。
業務との相当因果関係があるかどうかが判断のポイントとなります。
たとえば、作業場所の立地条件、作業環境、事業所施設の状況などから、自然災害による被害を受けやすい特別な事情がある場合には、
業務災害と認められる可能性があります。
また、通勤途中に自然災害で被災した場合、通常の通勤経路や方法による移動中であれば、通勤災害に該当する可能性があります。
一方で、会社が休業や出勤停止を指示していたにもかかわらず、従業員が自己判断で出勤しようとして被災した場合は、通勤災害に該当しない可能性もあります。
労災に該当するかどうかは、被災時の状況や会社の指示内容、移動目的などにより個別に判断されます。
7. 社会保険料・労働保険料の納付猶予
自然災害によって事業活動に大きな影響が生じ、社会保険料や労働保険料の納付が困難となる場合があります。
そのような場合、一定の要件を満たせば、社会保険料や労働保険料について納付猶予を受けられる可能性があります。
ただし、猶予を受けるためには企業からの申請が必要です。
被害状況や資金繰りへの影響が大きい場合は、早めに日本年金機構や労働局など、関係機関の情報を確認することが重要です。
災害発生時は、従業員対応だけでなく、会社の資金繰りや行政手続きにも影響が及びます。
利用できる制度を把握しておくことも、事業継続のための重要な備えです。
まとめ
自然災害は、いつ、どのような規模で発生するかを正確に予測することが困難です。
そのため、災害が発生してから対応を考えるのではなく、平時から防災対策、BCP、安否確認、出勤判断、休業時の賃金取扱い、非常時払い、労働時間管理、
労災対応などを整理しておくことが重要です。
災害時の労務対応は、被害状況、勤務実態、会社の指示内容、就業規則の定めなどによって判断が異なります。
実際の運用にあたっては、必要に応じて社会保険労務士や所轄労働基準監督署などへ確認することも大切です。
従業員の安全を守り、事業を継続するためにも、自社の災害時対応ルールを今一度確認しておきましょう。
社内制度の設計や就業規則の見直し、社内ルールの整備などについてお困りの際は、当事務所までお気軽にご相談ください。